Jumat, 22 November 2013 - 0 komentar

tulisan manajemen 3



Mengendalikan fungsi managemen

            Fungsi Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.

Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik antara informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan prestasi kerja, controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan. Laporan bisa berbentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller kepada tingkat manajemen perusahaan yang berisikan laporan penyimpangan dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan prinsip manajemen berdasarkan penyimpangan. Laporan ini selain laporan penyimpangan rencana (jika ada) juga memberikan laporan prestasi kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.

            Sebagai terjemahan dari controlling (pengendalian ) dalam manajemen, merupakan fungsi yang penting. Alasan melakukan pengawasan (pengendalian) adalah :
  • ·         Kemungkinan adanya pelanggaran dalam pelaksanaan perencanaan.

  • ·         Kemungkinan terjadinya kesalahfahaman pihak perencana dan pelaksana.

  • ·         Kemungkinan kurangnya penjabaran pekerjaan.

  • ·         Kemungkinan bawahan kurang menguasai pekerjaan.

Secara konseptual, pengawasan  (pengendalian ) adalah suatu kehidupan interaktif antara hasil pekerjaan dengan perencanaan yang telah disusun.


 Tujuan dan Mekanisme Pengendalian/Pengawasan

Tujuan utama dari pengawasan adalah untuk mencegah adanya penyimpangan atau setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik. Mekanisme pengawasan secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :
  • ·         Penetapan standar kegiatan
  • ·         Menyusun umpan balik (feedback)
  • ·         Pembandingan kegiatan dengan standar
  • ·         Mengukur penyimpangan
  • ·         Melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan
Jenis Pengendalian

Pengendalian dapat dibedakan berdasar beberapa aspek, yaitu :
  • ·        Aspek waktu
Atas dasar aspek waktu :
Pengendalian preventif ; pengendalian yang dilakukan pada saat proses pekerjaan sedangberjalan.
Pengendalian Represif ; pengendalian yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.
  • ·         Aspek obyek
Pengendalian Administratif  : yang dilakukan dibidang administrasi
Pengendalian Operatif  : dilakukan dibidang opersional

  • ·         Aspek subyek
Pengendalian Interen ; pengendalian yang ditujuan pada pelaku fungsi- fungsi manajemen
Pengendalian eksteren ; ditujukan pada pelaku diluar fungsi-fungsi manajemen


A.   Definisi Mengendalikan (controlling)

            Menurut Henri Fayol, Pengendalian adalah suatu usaha terdiri dari melihat segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diambil, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Objek adalah untuk menunjukkan kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah berulang.

            Menurut EFL Breach, Pengendalian juga memeriksa kinerja saat ini terhadap yang telah ditentukan standar yang terdapat dalam rencana, dengan tujuan untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.

            Menurut Harold Koontz, Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa perusahaan tujuan dan rencana dibuat untuk mencapai mereka yang dicapai. Menurut Beer Stafford, Manajemen adalah profesi kontrol. Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama dari kontrol karena berkaitan dengan manajemen: Kontrol terdiri dari verifikasi apakah semua yang terjadi sesuai dengan rencana diambil sesuai instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan. Robert J. Mockler mendefinisikan lebih komprehensif kontrol tentang manajerial: Kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja ini sejalan dengan standar-standar ini dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.
            Comprehensive Audit Manual” (seperti dikutip Sawyer, 1988:100) pengendalian manajemen adalah beberapa cara atau alat yang digunakan oleh manajemen dalam melaksanakan fungsi pengendalian dalam mencapai tujuan entitas, yaitu (1) organisasi, (2) kebijakan-kebijakan (policies), (3) prosedur-prosedur, (4) pegawai, (5) akuntansi, (6) anggaran, (7) pelaporan, dan (8) review intern (internal review).
            Pengendalian manajemen menurut Mardiasmo (2004:45) adalah untuk memberikan jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Pengendalian manajemen meliputi beberapa aktivitas, yaitu: (1) perencanaan, (2) koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi, (3) komunikasi informasi, (4) pengambilan keputusan, (5) memotivasi orang-orang dalam organisasi agar berprilaku sesuai dengan tujuan organisasi, (6) pengendalian, dan (7) penilaian kinerja.
            Dalam kaitannya dengan pengendalian manajemen, Badan Pemeriksa Keuangan (1995) menyatakan sebagai berikut: Pengendalian manajemen, dalam arti yang paling luas, meliputi struktur organisasi, metode, dan prosedur yang digunakan oleh manajemen untuk memberikan jaminan bahwa tujuannya dapat dicapai.
Pengendalian manajemen mencakup proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian operasi program. Pengendalian manajemen tersebut meliputi sistem pengukuran, pelaporan, dan pemantauan kinerja program. Suatu audit atas laporan keuangan perusahaan akan mendasarkan kepada hasil evaluasi pengendalian intern. Didorong oleh terjadinya berbagai kegagalan audit pada perusahaan-perusahaan di Amerika  Serikat terutama yang sudah go public, maka pengendalian intern dalam sektor swasta yang semula menekankan kepada pengendalian akuntansi keuangan, kemudian berkembang ke arah pengertian pengendalian intern yang lebih luas. Istilah lain yang dipersamakan dengan pengendalian manajemen adalah pengendalian intern, yaitu “seluruh kebijakan, prosedur dan praktik akuntansi yang dibuat oleh manajemen untuk membantu mereka melindungi organisasi dari kesalahan (error) dan penyalahgunaan (fraud). (Basalamah, 1995). PPA -STAN (1992) menyebutkan bahwa istilah pengendalian manajemen digunakan oleh auditor intern, sedangkan pengendalian intern digunakan oleh auditor ekstern dalam kaitannya dengan audit umum atau financial.
            Jadi dapat disimpulkan Pengendalian (controlling) adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan. Pengendalian merupakan adalah fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan cara yang diinginkan. Dan Secara konseptual, pengawasan  (pengendalian ) adalah suatu kehidupan interaktif antara hasil pekerjaan dengan perencanaan yang telah disusun.


 
B.   Langkah-Langkah dalam kontrol

Mockler (1984) membagi pengendalian dalam 4 langkah yaitu :

1. Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja
            Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2. Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja
            Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3. Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar
            Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

4. Mengambil Tindakan Korektif
            Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.


 
C.   Tipe – tipe dalam kontrol dalam mananjemen

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

1)      Pengendalian preventif (prefentive control) : Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.
2)      Pengendalian operasional (Operational control) : Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.
3)      Pengendalian kinerja :  Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan. 


 
D.   Kontrol Proses manejemen

          Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :
1)    Pemrograman (Programming)
            Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

2)      Penganggaran (Budgeting)
            Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.



3)      Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)
            Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

4)       Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)
            Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :

  • Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.
  • Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.
  •  Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.
  •  Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.

Sumber :
1.      Shvoong- business-management

2.      Tinherniyani.trigunadharma- 2012/06- pengendalian atau pengawasan

3.      Lintongnababan.2008/08/28.sistem pengendalian manajemen
4.      Desthi-2010/01. Tipe pengendalian manajemen