Mengendalikan
fungsi managemen
Fungsi
Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis
dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi
kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan
yang penting.
Pengendalian biaya yang efektif akan
tergantung pada komunikasi yang baik antara informasi akuntansi dengan
manajemen. Dengan membuat laporan prestasi kerja, controller memberikan saran
kepada berbagai tingkat manajemen mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan
dalam suatu kegiatan. Laporan bisa berbentuk pernyataan langsung ataupun
tertulis dari kontroller kepada tingkat manajemen perusahaan yang berisikan
laporan penyimpangan dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan prinsip
manajemen berdasarkan penyimpangan. Laporan ini selain laporan penyimpangan
rencana (jika ada) juga memberikan laporan prestasi kerja yang telah dicapai
oleh para pekerja.
Sebagai terjemahan dari controlling
(pengendalian ) dalam manajemen, merupakan fungsi yang penting. Alasan
melakukan pengawasan (pengendalian) adalah :
- · Kemungkinan adanya pelanggaran dalam pelaksanaan perencanaan.
- · Kemungkinan terjadinya kesalahfahaman pihak perencana dan pelaksana.
- · Kemungkinan kurangnya penjabaran pekerjaan.
- · Kemungkinan bawahan kurang menguasai pekerjaan.
Secara konseptual, pengawasan (pengendalian ) adalah suatu kehidupan
interaktif antara hasil pekerjaan dengan perencanaan yang telah disusun.
Tujuan dan Mekanisme
Pengendalian/Pengawasan
Tujuan utama dari pengawasan adalah untuk mencegah
adanya penyimpangan atau setidaknya memperkecil kesalahan yang mungkin akan
terjadi. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.
Mekanisme pengawasan secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :
- · Penetapan standar kegiatan
- · Menyusun umpan balik (feedback)
- · Pembandingan kegiatan dengan standar
- · Mengukur penyimpangan
- · Melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan
Jenis
Pengendalian
Pengendalian dapat dibedakan berdasar beberapa aspek,
yaitu :
- · Aspek waktu
Atas dasar
aspek waktu :
Pengendalian preventif ;
pengendalian yang dilakukan pada saat proses pekerjaan sedangberjalan.
Pengendalian
Represif ; pengendalian yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.
Pengendalian
Administratif : yang dilakukan dibidang
administrasi
Pengendalian
Operatif : dilakukan dibidang opersional
- · Aspek subyek
Pengendalian
Interen ; pengendalian yang ditujuan pada pelaku fungsi- fungsi manajemen
Pengendalian
eksteren ; ditujukan pada pelaku diluar fungsi-fungsi manajemen
A.
Definisi
Mengendalikan (controlling)
Menurut
Henri Fayol, Pengendalian adalah suatu usaha
terdiri dari melihat segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana
yang telah diambil, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang
telah ditetapkan. Objek adalah untuk menunjukkan kesalahan agar mereka dapat
diperbaiki dan dicegah berulang.
Menurut
EFL Breach, Pengendalian juga memeriksa kinerja
saat ini terhadap yang telah ditentukan standar yang terdapat dalam rencana,
dengan tujuan untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang
memuaskan.
Menurut
Harold Koontz, Pengendalian adalah pengukuran dan
koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa perusahaan tujuan dan
rencana dibuat untuk mencapai mereka yang dicapai. Menurut Beer
Stafford, Manajemen adalah profesi kontrol. Pada tahun
1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama dari kontrol karena
berkaitan dengan manajemen: Kontrol
terdiri dari verifikasi apakah semua yang terjadi sesuai dengan rencana diambil
sesuai instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan. Robert J.
Mockler mendefinisikan lebih komprehensif kontrol tentang manajerial: Kontrol
manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis
untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau
tujuan untuk menentukan apakah kinerja ini sejalan dengan standar-standar ini dan
mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa
manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang
paling efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.
Comprehensive
Audit Manual” (seperti dikutip Sawyer, 1988:100) pengendalian manajemen adalah
beberapa cara atau alat yang digunakan oleh manajemen dalam melaksanakan fungsi
pengendalian dalam mencapai tujuan entitas, yaitu (1) organisasi, (2)
kebijakan-kebijakan (policies), (3) prosedur-prosedur, (4) pegawai, (5)
akuntansi, (6) anggaran, (7) pelaporan, dan (8) review intern
(internal review).
Pengendalian
manajemen menurut Mardiasmo (2004:45) adalah untuk memberikan jaminan
dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan
organisasi dapat dicapai. Pengendalian manajemen meliputi beberapa aktivitas, yaitu:
(1) perencanaan, (2) koordinasi antar berbagai bagian dalam organisasi, (3)
komunikasi informasi, (4) pengambilan keputusan, (5) memotivasi orang-orang
dalam organisasi agar berprilaku sesuai dengan tujuan organisasi, (6)
pengendalian, dan (7) penilaian kinerja.
Dalam
kaitannya dengan pengendalian manajemen, Badan Pemeriksa Keuangan (1995)
menyatakan sebagai berikut: Pengendalian manajemen, dalam arti yang paling
luas, meliputi struktur organisasi, metode, dan prosedur yang digunakan oleh
manajemen untuk memberikan jaminan bahwa tujuannya dapat dicapai.
Pengendalian manajemen mencakup
proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian operasi
program. Pengendalian manajemen tersebut meliputi sistem pengukuran, pelaporan,
dan pemantauan kinerja program. Suatu audit atas laporan keuangan perusahaan
akan mendasarkan kepada hasil evaluasi pengendalian intern. Didorong oleh
terjadinya berbagai kegagalan audit pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat terutama yang sudah go public, maka
pengendalian intern dalam sektor swasta yang semula menekankan kepada
pengendalian akuntansi keuangan, kemudian berkembang ke arah pengertian
pengendalian intern yang lebih luas. Istilah lain yang dipersamakan dengan
pengendalian manajemen adalah pengendalian intern, yaitu “seluruh kebijakan,
prosedur dan praktik akuntansi yang dibuat oleh manajemen untuk membantu mereka
melindungi organisasi dari kesalahan (error) dan penyalahgunaan (fraud).
(Basalamah, 1995). PPA -STAN (1992) menyebutkan bahwa istilah pengendalian
manajemen digunakan oleh auditor intern, sedangkan pengendalian intern
digunakan oleh auditor ekstern dalam kaitannya dengan audit umum atau
financial.
Jadi
dapat disimpulkan Pengendalian (controlling)
adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan. Pengendalian merupakan adalah fungsi penting karena membantu untuk
memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari
standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan
cara yang diinginkan. Dan Secara
konseptual, pengawasan (pengendalian )
adalah suatu kehidupan interaktif antara hasil pekerjaan dengan perencanaan
yang telah disusun.
B.
Langkah-Langkah dalam kontrol
Mockler (1984) membagi pengendalian dalam 4 langkah yaitu :
1. Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja
Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.
2. Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.
3. Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar
Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.
4. Mengambil Tindakan Korektif
Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.
C. Tipe – tipe dalam kontrol dalam mananjemen
Tipe pengendalian manajemen dapat
dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:
1)
Pengendalian preventif (prefentive control) : Dalam
tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.
terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.
2)
Pengendalian operasional (Operational control) : Dalam
tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program
yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk
menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.
3)
Pengendalian kinerja :
Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja
berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.
D. Kontrol Proses manejemen
Proses pengendalian manajemen yang
baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi.
Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu
sama lain, terdiri dari proses :
1) Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan
menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya
yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.
2) Penganggaran
(Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program
direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode
tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan
anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.
3) Operasi dan
Akuntansi (Operating and Accounting)
Pada tahap ini dilaksanakan
pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan
penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut
digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat
tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk
pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan
pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.
4) Laporan dan Analisis (Reporting and
Analysis)
Tahap ini paling penting karena
menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses
pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.Analisis laporan manajemen
antara lain dapat berupa :
- Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.
- Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.
- Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.
- Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
Sumber :
1. Shvoong-
business-management
2. Tinherniyani.trigunadharma-
2012/06- pengendalian atau pengawasan
3. Lintongnababan.2008/08/28.sistem
pengendalian manajemen
4. Desthi-2010/01. Tipe pengendalian
manajemen